27 November 2006
6 Zulkaedah 142

RENCANA (dipetik dari...klik disini)

eBidding tingkatkan ketelusan kerajaan (English Version...click here)

Oleh AZIZAN AYOB

KEMENTERIAN Kewangan telah mula mengguna pakai tatacara perolehan eBidding secara perintis baru-baru ini. Penggunaan mod perolehan baru eBidding ini disasarkan untuk pelaksanaan secara menyeluruh ke semua 28 kementerian mulai tahun hadapan.

Pengenalan tatacara eBidding sebagai tambahan kepada sistem perolehan elektronik kerajaan (ePerolehan) amatlah tepat pada masanya. Ini adalah selaras dengan komitmen Perdana Menteri, Datuk Seri Abdullah Ahmad Badawi dalam melaksanakan agenda Pelan Integriti Nasional secara lebih gigih bagi memperbaiki kedudukan negara dalam kedudukan Indeks Persepsi Rasuah.

eBidding adalah satu mod perolehan alternatif berasaskan web berdasarkan konsep Lelongan Terbalik (Reverse Auction). Melalui proses eBidding, hanya pembekal-pembekal yang bersetuju kepada semua terma yang telah ditetapkan dan telah disahkan kelayakannya dipelawa untuk membuat bidaan harga secara dalam talian terhadap kontrak perolehan bekalan atau perkhidmatan kerajaan pada satu tarikh dan tempoh tertentu. Dalam tempoh bidaan, pembekal-pembekal boleh membuat kekerapan bidaan harga tapa had dan bersaing bidaan harga secara interaktif bagi mencapai harga terbaik.

Para pembekal boleh melihat harga bidaan sendiri dan kedudukannya berbanding pesaing yang lain dalam suasana telus tanpa mengetahui identiti pesaing. Setelah tamat tempoh bidaan, sistem akan memproseskan maklumat bidaan dan mengesyorkan keputusan secara automatik.

Berdasarkan kepada aliran proses seperti yang dinyatakan itu.

Perolehan yang dibuat melalui mod eBidding dan perolehan secara elektronik yang lain di dalam ePerolehan seperti mod Kontrak Pusat, Pembelian Terus, Sebut Harga dan Tender adalah menjamin sekurang-kurangnya dua bentuk ketelusan iaitu ketelusan transaksi dan ketelusan arkib.

Ketelusan transaksi adalah terjamin kerana semua transaksi dan dokumen perolehan direkod dan disahkan dengan penggunaan kad pintar. Pengguna-pengguna yang sah sahaja dibekalkan kad pintar untuk berurus niaga melalui ePerolehan.

Penyimpanan rekod semua transaksi perolehan dan penggunaan kad pintar ini memastikan nilai-nilai ketelusan dan akauntabiliti diterapkan untuk menghindar sebarang kemungkinan penyelewengan di kalangan pengguna kerajaan dan pembekal.

Ketelusan

Ketelusan transaksi juga dipertingkatkan melalui ePerolehan kerana urus niaga di antara kerajaan dan pembekal dibuat secara langsung (real time). Kelebihan ini bukan sahaja membantu kedua-dua pihak untuk mengintegrasikan proses kerja masing-masing dengan lebih berkesan, malahan ia juga mampu mengukuhkan lagi keyakinan untuk berurus niaga. Elemen-elemen ketidakpercayaan (mistrust) yang mungkin timbul disebabkan kerenah birokrasi, tempoh pemprosesan yang lama dan kelewatan dalam mendapatkan keputusan yang jelas akan dapat dikurangkan.

Ketelusan arkib adalah terjamin kerana semua transaksi dan dokumen perolehan direkod dan disimpan di dalam pangkalan data. Dengan itu setiap transaksi perolehan yang telah selesai dijalankan dapat disemak dan dinilai pada bila-bila masa oleh pihak kerajaan dan pembekal bagi menilai tahap kecekapan dan keberkesanan perolehan dan proses kerja.

Selain semakan dan penilaian yang boleh dilakukan sendiri oleh pihak kerajaan dan pihak pembekal, segala maklumat berkaitan penawaran, pilihan dan penilaian yang telah direkodkan melalui sistem ePerolehan juga boleh dianalisis dan disahkan oleh pihak ketiga. Ini adalah untuk memastikan bahawa proses perolehan yang sepatutnya rasional dan berteraskan keputusan ekonomi tidak dipengaruhi oleh unsur-unsur lain, seperti pilih kasih atau rasuah.

Secara khususnya, mod perolehan eBidding dapat mempertingkatkan lagi persepsi ketelusan dalam perolehan kerajaan disebabkan ciri-cirinya yang kompetitif dan praktikal.

Spesifikasi perolehan yang seragam dan standard adalah salah satu ciri utama dalam mod perolehan eBidding. Dengan mengenakan proses prakelayakan yang ketat ia dapat menghapuskan persepsi hubungan unik di antara pembekal dengan produk atau perkhidmatan yang ditawarkan.

Proses rundingan yang singkat dalam eBidding mempertingkatkan lagi persepsi ketelusan. Proses saingan bidaan harga di kalangan pembekal dilakukan secara terus dan interaktif dalam talian untuk tempoh bidaan (bidding period) yang biasanya dijalankan di antara 30-120 minit. Tempoh ini adalah jauh lebih singkat berbanding rundingan tawaran harga perolehan secara konvensional yang kadangkala berlanjutan sehingga berbulan-bulan. Ini memendekkan proses keseluruhan perolehan (procurement cycle) dan meningkatkan persepsi ketelusan di kalangan pembekal-pembekal terbabit seterusnya mengurangkan kos aktiviti. Buktinya di United Kingdom, pihak kerajaan dan pembekal telah berjaya mengurangkan tempoh perolehan dan kos aktiviti-aktiviti yang berkaitan sehingga 30 peratus. Dalam kajian yang sama, pihak pembekal juga berpendapat bahawa tempoh perolehan yang singkat melalui eBidding adalah dirasakan lebih telus berbanding dengan cara perolehan konvensional yang lain.

Cara ini adalah lebih telus dan terbukti kompetitif bagi mendapatkan harga terbaik bagi kontrak perolehan yang ditawarkan. Menurut laporan perolehan yang dijalankan di United Kingdom, Kanada, Japan dan Hong Kong pada tahun 2005, kos perolehan kontrak produk atau perkhidmatan melalui proses eBidding merekodkan penjimatan harga sebanyak 5 hingga 20 peratus berbanding harga kontrak perolehan secara konvensional.

Pendek kata, semoga pelaksanaan eBidding secara perintis di Kementerian Kewangan baru-baru ini akan menjadi titik permulaan kepada penggunaan sistem ePerolehan secara menyeluruh di kalangan semua pihak kerajaan dan pembekal. Saya yakin penggunaan ePerolehan secara menyeluruh berupaya mempertingkatkan tahap ketelusan, kecekapan dan keberkesanan dalam perolehan kerajaan bagi mencapai matlamat Pelan Integriti Nasional dan seterusnya memartabatkan negara kita, Malaysia supaya sinonim dengan telus, efisien dan efektif.

- DATUK AZIZAN AYOB ialah Pengarah Eksekutif/Ketua Pegawai Eksekutif, Commerce Dot Com Sdn. Bhd